Fra idé til realisering

Store og små prosjekter sliter med det samme problemet; å realisere idéene som lanseres. Grovt sett kan vi dele prosjekter inn i tre faser; idéfasen, planleggingsfasen og realiseringsfasen. Prosjekter kan snuble og stoppe opp i alle fasene.

Morsomt med idémyldring

Noen prosjekter kommer seg aldri ut av idéfasen. Stadig flere ideer lanseres – ikke nødvendigvis bedre enn de tidligere idéene, men annerledes. » Kunne vi ikke gjort ….?», og «Hva om vi heller ….?» er hyppige bidrag. Prosjektdeltakerne synes det er mye morsommere å diskutere idéer enn å konkretisere hvordan de kan realiseres. Møtene blir morsomme, men oppfattes som stadig mindre viktige. Slike prosjekter dør ofte en langsom død, hvor deltakerne skylder på umulige rammer og utålmodige ledere.

Planlegging for alle eventualiteter

Noen av prosjektene som kommer seg greit gjennom idéfasen sliter i planleggingsfasen. Det er mange usikkerhetsmomenter og det er lett å falle for fristelsen til å ta hensyn til alle eventualiteter. I tillegg er det ofte slik at «snart» kommer et produkt eller en avklaring som vil gjøre arbeidet lettere. Men «snart» er et tøyelig begrep – og om et forhold avklares, dukker det opp en annen usikkerhet. Man ber om priser og løsningsforslag i alle retninger. Og tida går. Og kostnadene sniker seg innpå, og akkumuleres til en stadig større del av budsjettet. Til slutt innser man at prosjektet ikke kan realiseres innenfor rammene, og man går tilbake til en ny idéfase – om ikke prosjektet stanses.

«Noen» må gjøre det

De prosjektene som er trygt gjennom idé- og planleggingsfasen møter deretter en ny utfordring. «Noen» må gjøre jobben, men «noen» jobber ikke i prosjektet. Da skjer det lite eller ingen ting. For å realisere prosjekter må både spennende og trivielle oppgaver utføres. Spesielt de trivielle oppgavene, som å ringe, skrive e-poster, be om tilbud, vurdere innkomne tilbud – får lav prioritet og farten i prosjektet synker. Hindrene kan være at prosjektdeltakerne ikke vil gjøres oppgave, ikke tør å gjøre dem – eller ikke har nødvendig myndighet til å gjøre dem.

Prosjektledelse er et omfattende tema, men et lite tips:

Frans av Assisi sa mye klokt, blant annet dette:

“Begynn med det nødvendige, fortsett med det mulige
– og du vil en dag ha oppnådd det umulige”

Hva er «nødvendig»

Oppgaver som ikke utføres i tide, mister sin verdi. Når du lurer på hvor du skal begynne, så tenk over om det er noen som må gjøres NÅ, denne timen, i dag eller denne uka. Finn ut hva du trenger av informasjon, kompetanse eller myndighet til å få det gjort, og sett i gang. For nødvendige oppgaver er det viktigste at de blir gjort. Graden av suksess avgjøres mer av når det gjøres enn elegansen og treffsikkerheten. Når det nødvendige er på plass, kan du ta tak i kvalitetsforbedrende oppgaver.

Lykke til med prosjektene dine!