Ofte går det lang tid fra en agenda sendes ut til møtet gjennomføres. Selv om vi leser agendaen når møteinnkallelsen kommer, er den ikke alltid like klart når møtet starter. Folk kommer fra hver sin kant, med tankene mer opptatt av det de nettopp hold på med enn hva som skal skje.

Noen har kranglet med ektefellen, andre lurer på hvordan de skal rekke juleavslutningen i barnehagen, eller hvordan de kunne håndtert en diskusjon med en kollega annerledes. Noen avslutter en telefonsamtale på vei inn i møtet, mens andre planlegger å få besvart endel e-poster mens møtet pågår.

Når møtet kommer i gang blir det sjelden presisert hva som er hensikten med hver av sakene. Skal det orienteres om saken, skal den diskuteres eller er det meningen å beslutte noe?

Dermed setter vi i gang fra hvert vårt ståsted og prøver å gjennomføre hvert vårt møte. Dette gir både lite effektive møter, frustrerte møtedeltakere og laber fremdrift. Dermed prioriteres møtene enda lavere og en dårlig spiral er i gang.

Interne møter verst

Våre faste, interne møter er ofte de verste. Her kommer diskusjonssaker, vedtaks- og orienteringssaker om en annen, og møteledelsen er som oftest svak.

Mitt råd er: Rydd opp – klargjør for hver sak hvorfor denne saken skal diskuteres. Ikke ta for gitt at agendaen er lest, forstått og husket. Er du leder, er det ditt ubestridte ansvar, men også hver av møtedeltakerne kan også bidra. Ta sjansen på å stille spørsmålet «hva slags møte er egentlig dette? Skal vi bli orientert, skal vi diskutere eller beslutte noe? Er avklaring av denne saken viktig for fremdriften i en sak eller prosjekt?

Invitert innleder

Blir du invitert som innleder for en forsamling, har du sikkert fått en brief eller beskrivelse av hvorfor de ønsker at du skal komme, og hva de ønsker du skal snakke om. Du forbereder din presentasjon i henhold til dette. Mitt råd er: Ikke ta for gitt at deltakerne har dette like klart for seg.

Start innlegget ditt med å avklare hva slags presentasjon du skal holde. Bli gjerne inspirert av noen med århundrer med erfaring – Kirken. De starter alltid med «vi er samlet her i dag, for å…..» . Prøv det og se effekten !

Når du klargjør hensikten med presentasjonen tidlig samler du publikum på en god måte. Eventuelle innsigelser kan avklares tidlig og alle deltar «på samme møte». Din presentasjon vil oppfattes som relevant og hensikten oppnås lettere.

Godt møte!